Anfragen zur Datenerfassung
Datenerfassungsanfragen ermöglichen es Benutzern, wichtige gebäudebezogene Daten von externen Interessengruppen zu sammeln, die keinen direkten Zugang zur BuildingMinds-Plattform haben. Dieses Feature vereinfacht den Prozess der Anforderung und Erfassung von Daten und stellt die Einhaltung, Effizienz und Vollständigkeit sicher.
Das Tool für Datenerfassungsanfragen vereinfacht den Prozess der Erfassung wesentlicher Gebäudedaten von externen Interessengruppen und gewährleistet dabei Sicherheit, Compliance und Effizienz. Mit einem linkbasierten Einreichungssystem können Organisationen ihre Datenaufnahme-Workflows optimieren, ohne die Sicherheit der Plattform zu gefährden.
Warum Datenerfassungsanfragen verwenden?
Gebäudemanager und Portfoliomanager müssen häufig Verbrauchsdaten, Rechnungen, Einwilligungen für Messpunkte oder ESG-bezogene Informationen sammeln. Viele dieser Daten werden jedoch von externen Parteien gehalten, wie Mietern, Facility-Managern und Immobilienmanagern, die keinen Zugang zur Plattform haben. Das Datenerfassungstool bietet ein nahtloses, teilbares linkbasiertes System, um die Datenerfassung zu ermöglichen, ohne dass externe Benutzer sich anmelden müssen.
Hauptmerkmale
1. Rollenbasierter Datenzugriff
Datenanforderer (interne Benutzer) können Datenerfassungsanfragen erstellen und verwalten.
Datenanbieter (externe Benutzer) erhalten einen teilbaren Link, um die angeforderten Daten hochzuladen.
Für Datenanbieter ist kein direkter Zugang zur BuildingMinds-Plattform erforderlich.
2. Verschiedene Arten von Datenerfassungsanfragen
Einwilligung zur Erfassung von Messpunkten: Portfoliomanager fordern die Zustimmung für Messpunkte an, bevor Mieter Rechnungen hochladen.
Rechnungsdatenerfassung: Externe Interessengruppen stellen Utility-Rechnungen für verschiedene Ressourcen (Strom, Wasser, Gas usw.) zur Verfügung.
GRESB-Datenerfassung: Datensammlung für ESG-Berichte, einschließlich Effizienzmaßnahmen und anderen nachhaltigheitsbezogenen Daten.
3. Sichere und effiziente Datenübermittlung
Teilbare Links ermöglichen es externen Benutzern, Daten über ein einfaches Upload-Formular einzureichen.
Externe Benutzer können nur die Liste der offenen Anfragen sehen, haben jedoch keinen Zugriff auf andere Plattformdaten.
Hochgeladene Dokumente werden sicher gespeichert und mit dem richtigen Gebäude oder Messpunkt verknüpft.
Mehrsprachige Unterstützung für externe Uploads (Dänisch, Tschechisch, Polnisch).
Zugriffsanforderungen
Wählen Sie das Datenübernahme -Symbol im linken Menü aus.
Wählen Sie Anfragen zur Datenerfassung unter Anfragen und Aufgaben aus.
Erstellen Sie eine Datenerfassungsanfrage
Wählen Sie das Datenübernahme -Symbol im linken Menü aus.
Navigieren Sie zu Anfragen und Aufgaben > Anfragen zur Datenerfassung im linken Menü.
Klicken Sie auf Anfrage hinzufügen.
Wählen Sie die Art der Anfrage aus (z.B. GRESB-Effizienzmaßnahmen, Rechnung hochladen).
Legen Sie den Anfrage typ fest (z. B. Gebäude).
Geben Sie einen Anfragenamen ein.
Wählen Sie ein oder mehrere Gebäude/Vermögenswerte aus, die in die Anfrage einbezogen werden sollen.
Klicken Sie auf Anfrage erstellen.
Teilen Sie den Anfrage-Link
Sobald sie erstellt wurde, erscheint die neue Anfrage in der Liste der Datensammlungsanfragen. Sie können den freigebbaren Link kopieren, indem Sie über die Zeile fahren und auf das Symbol kopieren klicken oder das In die Zwischenablage kopieren-Tooltip verwenden.
Der Link bleibt 90 Tage ab Erstellung gültig.
Hochladen einer Rechnung über den freigegebenen Link
Wenn ein Mitwirkender den freigegebenen Link erhält, landet er auf der Seite Rechnungen Dropbox, die alle im Antrag enthaltenen Gebäude sowie deren Status, Abgabetermin und Anzahl der hochgeladenen Dateien auflistet.
Um eine Rechnung hochzuladen:
Klicken Sie auf eine Gebäudezeile - ein Hochladen-Button erscheint.
Klicken Sie auf Hochladen, um das Formular zum Hochladen der Rechnung zu öffnen.
Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
Bereich, der von Versorgungsunternehmen bedient wird - wählen Sie, ob die Rechnung für eine Mietwohnung, Gemeinschaftsbereiche oder das gesamte Gebäude gilt.
Name der Mietwohnung - wenn Mietwohnung ausgewählt ist, wählen Sie die Einheit aus dem Dropdown-Menü oder wählen Sie Unbekannt, wenn die Einheit noch nicht bekannt ist.
Name der Mieterfirma - geben Sie den Namen der Mieterfirma ein.
Beschafft von - wählen Sie, wer das Versorgungsunternehmen beschafft hat (z. B. Vermieter).
Zusätzliche Hinweise (optional) - fügen Sie alle Kontexte oder Erklärungen zur Rechnung hinzu.
Laden Sie eine oder mehrere PDF-Dateien hoch (max. 25 MB pro Datei, 100 MB insgesamt).
Überprüfen Sie alle Felder sorgfältig und klicken Sie auf Einreichen. Nach der Einreichung kann das Formular nicht mehr bearbeitet werden.
Mitwirkende können mehrere Uploads für dasselbe Gebäude einreichen, indem sie den Prozess für jede Rechnung oder Charge wiederholen.
Verwaltung hochgeladener Daten
Antragsteller können die Einzelheiten der Einreichung einsehen, indem sie auf einen Anfragenamen klicken, um die Detailseite zu öffnen. Die Seite ist in drei Spalten unterteilt:
Vermögenswerte (alle Gebäude und deren Einreichungsstatus)
Räumlichkeiten (Räumlichkeiten, für die Rechnungen eingereicht wurden, gruppiert nach Raumtyp und hochgeladenem Datum)
Dateien (hochgeladene Rechnungsdateien für den ausgewählten Raum)
Klicken Sie auf das Info Symbol neben einer Datei, um ein Infopanels zu sehen, einschließlich des Namens der Mietergenossenschaft und aller Hinweise, die vom Mitwirkenden hinzugefügt wurden.
Um eine Rechnung direkt im Rechnungs-Extraktor zur Überprüfung und Genehmigung zu öffnen, klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben dem Dateinamen.
Wenn fehlerhafte Dateien hochgeladen werden, können Datenanforderer sie löschen und eine Neuerstellung anfordern.
Bei Rechnungen werden die hochgeladenen Dateien automatisch an den Rechnungs-Extraktor weitergeleitet.
GRESB-Datenübertragungen erfordern eine Genehmigung, bevor sie finalisiert werden.
Sicherheit und Risikominderung
Zeitlich begrenzte teilbare Links: Verhindern unbefugte Uploads.
Microsoft Web Application Firewall (WAF): Schützt vor bösartigen Aktivitäten.
Maximale Dateigrößenlimits: Stellen Sie eine effiziente Verarbeitung sicher.
Überwachung und Ausreißeranalyse: Erkennt Anomalien und verhindert Datenüberlastung.