Rechnungsausleser

Das Rechnungsausleser vereinfacht die Rechnungsverwaltung, indem es den Nutzern ermöglicht, PDF-Rechnungen auf der Plattform hochzuladen, zu überprüfen und zu verwalten. Es extrahiert automatisch Verbrauchsdaten und Zeiträume aus den Rechnungen und ermöglicht es den Nutzern, sie zu bearbeiten, zu genehmigen oder abzulehnen, wenn dies für Berichtszwecke erforderlich ist.

Hauptmerkmale

• Einzelner und mehrerer Rechnungen hochladen
  Benutzer können einzelne oder mehrere gültige PDF-Rechnungen hochladen, wobei eine Toast-Benachrichtigung den erfolgreichen Upload bestätigt.

• Überprüfung und Aktualisierung
  Benutzer können extrahierte Rechnungsdaten für die Genehmigung und Berichterstattung überprüfen, bearbeiten und speichern.

• Ablehnung und Wiederherstellung von Rechnungen
  Rechnungen können mit Benachrichtigungen abgelehnt und wiederhergestellt werden, um eine reibungslose Verwaltung von hochgeladenen, genehmigten und abgelehnten Rechnungen zu gewährleisten.

• Genehmigungs-Workflow
  Genehmigte Rechnungen werden verarbeitet und in die Datenverwaltungstabelle zur Integration in die Datenbank aufgenommen.

• Messpunktabfrage und Zuordnung zu Zählern
  Benutzer können die Messpunkt-ID aus der Rechnung abrufen und mit einem vorhandenen Zähler im BuildingMinds-System abgleichen.

Unterstützte Einheiten

Für jeden Typ und Untertyp von Versorgungsdienstleistungen unterstützen wir unterschiedliche Einheiten für die extrahierten Verbrauchsdaten.

Hier ist eine Übersicht über die unterstützten Einheiten:

Zugriff - Rechnungsausleser

1. Klicken Sie auf Datenübernahme. Wählen Sie Rechnungsausleser unter KI-Datenextraktion.

Sie sehen alle Rechnungen in einer Liste. Der Status zeigt, ob eine Aktion von Ihnen erforderlich ist.\nFür jede Rechnung können Sie die extrahierten Daten sowie grundlegende Informationen wie den Dateinamen und das zugehörige Objekt anzeigen.

Filter

Sie können die Liste auf verschiedene Weise filtern:

• Portfolio- oder Gebäude-Filter: Zeigen Sie Rechnungen für bestimmte Gebäude oder Teile Ihres Portfolios an.

• Smart Filter: Filteren Sie Rechnungen nach Status:

  • Ausstehend: Hochgeladen, aber noch nicht genehmigt oder abgelehnt. Einige müssen möglicherweise manuell angepasst werden.

  • Genehmigt: Hochgeladen und genehmigt.

  • Abgelehnt: Hochgeladen und abgelehnt.

Der Rechnungsausleser kann auf zwei Arten verwendet werden: durch Hochladen einer einzelnen Rechnung oder durch Hochladen mehrerer Rechnungen.

Laden Sie neue Rechnung(en) hoch

Dieses Feature ermöglicht es Ihnen, eine oder mehrere Rechnungen hochzuladen und automatisch Daten aus diesen zu extrahieren.

Um Rechnungen hochzuladen:

1. Klicken Sie auf das Datenübernahme-Symbol im linken Menü.

2. Wählen Sie KI-Datenextraktion.

3. Klicken Sie auf die Hochladen-Schaltfläche über der Liste.

• Wenn Sie sich auf der Portfolio-Ebene befinden, wählen Sie ein Gebäude aus.

• Wenn Sie im Gebäude-Fokus-Modus sind, ist keine Gebäudeauswahl erforderlich.

4. (Optional) Wählen Sie ein Gebäude aus.

5. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien zum Hochladen aus.

• Wenn eine Datei zu groß ist (über 25 MB) oder zu viele Seiten hat (über 200), sehen Sie eine Fehlermeldung und können diese Datei entfernen.

Was passiert nach dem Hochladen?

1. Nach einigen Sekunden erscheint eine Benachrichtigung, und die neue Rechnung wird ganz oben in der Liste angezeigt.

• Der Status zeigt In Bearbeitung, und die Spalten sind leer, während Daten extrahiert werden.

• Wenn Sie mehrere Dateien hochladen, erscheint jede Rechnung in ihrer eigenen Zeile.

2. Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist:

• Ausstehende Genehmigung: Alle erforderlichen Daten wurden erfolgreich extrahiert.

• Überprüfung erforderlich: Einige Daten konnten nicht extrahiert werden; die Anzahl der Fehler wird angezeigt.

• Überprüfung erforderlich: Wenn die Datei nicht als Rechnung erkannt wird.

Rechnungsdaten bearbeiten

Verwenden Sie diese Funktion, um die Details einer Rechnung zu aktualisieren.

1. Überfahren Sie die Rechnungszeile, die Sie bearbeiten möchten.

2. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol.

3. Das Bearbeitungsformular öffnet sich.

• Sie können bearbeiten: Typ, Untertyp, Einheit, Wert, Rechnungszeitraum (Beginn und Ende), Beschafft durch, Genauigkeit

• Sie können nicht bearbeiten: Normalisierter Wert, Normalisierte Einheit, Datei

4. Wählen Sie nach der Bearbeitung eine dieser Optionen:

• Speichern: Speichern Sie Ihre Änderungen.

• Speichern und Ablehnen: Speichern Sie Ihre Änderungen und lehnen Sie die Rechnung ab.

• Speichern und Genehmigen: Speichern Sie Ihre Änderungen und genehmigen Sie die Rechnung.

5. Nachdem Sie eine Aktion ausgewählt haben:

• Eine Erfolgs- oder Fehlermeldung wird angezeigt.

• Die aktualisierten Rechnungsdetails werden in der Liste angezeigt.

Rechnungen ablehnen

Verwenden Sie diese Funktion, um Rechnungen abzulehnen, wenn die Daten inkorrekt sind oder nicht für Berichte verwendet werden können.

1. Wählen Sie die Rechnung(en) aus, die Sie ablehnen möchten:

• Bei einer einzelnen Rechnung überfahren Sie die Zeile und klicken Sie auf das Ablehnen-Symbol.

• Bei mehreren Rechnungen wählen Sie alle Rechnungen aus, die Sie ablehnen möchten, und klicken Sie auf die Ablehnen-Schaltfläche über der Liste.

2. (Optional) Fügen Sie eine Ablehnungsnotiz hinzu.

• Bei mehreren Rechnungen wird die Notiz auf alle ausgewählten Rechnungen angewendet.

3. Bestätigen Sie die Ablehnung.

4. Eine Erfolgsnachricht wird angezeigt.

Ergebnis der Ablehnung

• Abgelehnte Rechnungen zeigen den Status „Abgelehnt.”

• Sie können die Details einer abgelehnten Rechnung weiterhin anzeigen, indem Sie auf ihre Zeile klicken.

• Sie können eine abgelehnte Rechnung wiederherstellen.

Rechnungen wiederherstellen

Verwenden Sie diese Funktion, um abgelehnte Rechnungen wiederherzustellen, damit deren Daten erneut für Berichte berücksichtigt werden können.

1. Wählen Sie die Rechnung(en) aus, die Sie wiederherstellen möchten:

• Bei einer einzelnen Rechnung überfahren Sie die Zeile und klicken Sie auf das Wiederherstellen-Symbol.

• Bei mehreren Rechnungen wählen Sie alle Rechnungen aus, die Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie auf die Wiederherstellen-Schaltfläche über der Liste.

2. Bestätigen Sie die Wiederherstellung.

3. Eine Erfolgsnachricht wird angezeigt.

Ergebnis der Wiederherstellung

• Die wiederhergestellten Rechnungen werden zurück in den Ausstehenden Rechnungen mit dem Status angezeigt, den sie vor der Ablehnung hatten.

• Wiederhergestellte Rechnungen können erneut überprüft und genehmigt werden, wenn sie vollständig sind.

Rechnungen genehmigen

Verwenden Sie diese Funktion, um Rechnungen zu genehmigen und die Verbrauchsdaten zu validieren, damit sie für Berichte verwendet werden können.

1. Wählen Sie die Rechnung(en) aus, die Sie genehmigen möchten:

• Bei einer einzelnen Rechnung überfahren Sie die Zeile und klicken Sie auf das Genehmigen-Symbol.

• Bei mehreren Rechnungen wählen Sie alle Rechnungen aus, die Sie genehmigen möchten, und klicken Sie auf die Genehmigen-Schaltfläche über der Liste.

2. Bestätigen Sie die Genehmigung.

3. Eine Erfolgsnachricht wird angezeigt.

Ergebnis der Genehmigung

• Genehmigte Rechnungen haben den Status „Genehmigt.”

• Die Verbrauchsdaten aus der Rechnung sind nun in Datenverwaltung > Ressourcendaten verfügbar und werden für Berichte verwendet.

Doppelte Rechnungen

• Bei der Genehmigung einer Rechnung überprüft das System, ob es für dieses Versorgungsunternehmen und diesen Zeitraum bereits eine betriebliche Messung gibt.

• Wenn eine existiert, schlägt die Genehmigung fehl und die Rechnung erhält den Status „Duplikat.”

• Sie können es ablehnen oder löschen, oder die Daten bearbeiten und erneut versuchen zu genehmigen.

Massenaktionen

Dieses Feature ermöglicht es Ihnen, mehrere Rechnungen mit einer einzigen Aktion zu löschen, zu genehmigen, abzulehnen oder wiederherzustellen.

Rechnungen für mehrere Versorgungsunternehmen

Dieses Feature stellt sicher, dass Rechnungen, die Daten für mehr als einen Versorgungsarten enthalten, wie jede andere Rechnung bearbeitet werden.

1. Laden Sie die Rechnung so hoch, wie Sie es mit jeder anderen Rechnung tun würden.

2. Sobald die Rechnung verarbeitet wird, werden separate Zeilen für jeden Versorgungsart angezeigt, die in der Rechnung enthalten sind.

• Die meisten Informationen über diese Zeilen werden identisch sein.

• Die Verbrauchsdaten (Wert und Einheit) sowie der Versorgungsdiensttyp und Untertyp werden jedoch für jede Zeile unterschiedlich sein.

Beispiel:

Wenn Benutzer eine Rechnung hochladen, die Daten für Strom und Gas enthält, zeigt das System zwei Zeilen in der Liste der ausstehenden Rechnungen an: Eine Zeile für Strom und eine Zeile für Gas.

Dies stellt sicher, dass jeder Versorgungsdiensttyp getrennt verfolgt und verwaltet wird, um Klarheit und Genauigkeit zu gewährleisten.

Mehrere Rechnungen Dateien

Die Funktion für mehrere Rechnungsdateien ermöglicht es Benutzern, eine einzige Datei hochzuladen, die mehrere Rechnungen enthält. Das System extrahiert automatisch jede Rechnung und Versorgungstyp und erstellt separate Datensätze zur Verarbeitung.

• Laden Sie die Datei mit dem Standardverfahren für den Rechnungsupload hoch.

• Nach der Verarbeitung wird eine Zeile für jede Rechnung und jeden Versorgungsart aus den Rechnungen angezeigt.

Extraktion von Messpunkten und Zuordnung zu Zählern

Während der Datenauswertung kann die Messpunkt-ID aus der Rechnung abgerufen und mit einem bestehenden Zähler im System von BuildingMinds abgeglichen werden. Wenn kein Treffer gefunden wird, wird ein neuer Zähler erstellt, sodass alle Rechnungen und die zugehörigen Verbrauchsdaten mit Zählern verknüpft sind.

Definition der Messpunkt-ID

Eine Messpunkt-ID ist eine eindeutige Kennung, die in Versorgungsunternehmen verwendet wird, um den genauen Standort oder Punkt innerhalb eines Netzes zu spezifizieren, an dem der Energie- oder Ressourcenverbrauch gemessen wird. Sie ist entscheidend für eine genaue Abrechnung, den Anbieterwechsel und das Datenmanagement.

Die Messpunkt-ID ist nicht dieselbe wie die Zähler-ID. Beide können in Rechnungen erscheinen.

Extraktionsanwendungsfälle

1. Gebäude vor dem Rechnungsupload bereitstellen

a. Messpunkt-ID extrahiert und mit einem bestehenden Zähler abgeglichen
Ergebnis: Keine Aktion notwendig.

Das Bearbeitungsformular zeigt an:

• Extrahierte Messpunkt-ID

• Zuordnende Zähler-ID

• Erwartete Datenfrequenz des Zählers

b. Messpunkt-ID extrahiert, aber kein Treffer gefunden
Optionale Aktion notwendig:

• Öffnen Sie das Bearbeitungsformular und geben Sie einen Zähler in Informationen zum Zählerpunkt an

• Manuell eingeben:

  • Externe Zähler-ID

  • Erwartete Häufigkeit

• Nach Genehmigung wird ein neuer Zähler für das Gebäude mit den bereitgestellten Daten erstellt

c. Messpunkt-ID wurde nicht extrahiert
Optionale Aktion notwendig:

• Öffnen Sie das Bearbeitungsformular und geben Sie an:

  • Messpunkt-ID

  • Zähler

• Option 1: Wählen Sie einen Zähler aus der Dropdown-Liste (alle vorhandenen Zähler für das ausgewählte Gebäude und den Versorgungstyp)

• Option 2: Wechseln Sie zu Manuell und geben Sie ein:

  • Externe Zähler-ID

  • Erwartete Häufigkeit

• Nach Genehmigung wird ein neuer Zähler für das Gebäude mit den bereitgestellten Daten erstellt

2. Gebäude nicht bereitgestellt vor dem Rechnungsupload

Die gleichen Szenarien wie oben gelten, mit einem zusätzlichen Schritt:

• Wenn kein Gebäude über die Messpunkt-ID verknüpft ist, muss der Benutzer das Gebäude auch im Bearbeitungsformular vor der Genehmigung angeben.

Kritische Punkte

• Nach der Extraktion der Messpunkt-ID überprüft das System aktuelle Zähler mit dieser ID. Wenn gefunden, wird die Rechnung automatisch dem Zähler und dem zugehörigen Gebäude zugeordnet.

• Eine Rechnung muss immer mit einem Gebäude vor der Genehmigung verknüpft sein.

Videoanleitung - Rechnungsausleser

Hier ist eine Videoanleitung, die Sie durch den Prozess der Verwendung des Rechnungsauslesers führt.