Rechnungsausleser

The Invoice extractor tool simplifies invoice management by enabling users to upload, review, and manage PDF invoices on the platform. It automatically extracts consumption data and time periods from the invoices, allowing users to edit, approve, or reject them as needed for reporting purposes.

Hauptmerkmale

• Upload einzelner und mehrerer Rechnungen
  Benutzer können einzelne oder mehrere gültige PDF-Rechnungen hochladen, wobei eine Toast-Benachrichtigung den erfolgreichen Upload bestätigt.

• Überprüfung und Aktualisierung
  Benutzer können extrahierte Rechnungsdaten für die Genehmigung und Berichterstattung überprüfen, bearbeiten und speichern.

• Ablehnung und Wiederherstellung von Rechnungen
  Rechnungen können mit Benachrichtigungen abgelehnt und wiederhergestellt werden, um eine reibungslose Verwaltung von hochgeladenen, genehmigten und abgelehnten Rechnungen zu gewährleisten.

• Genehmigungs-Workflow
  Genehmigte Rechnungen werden verarbeitet und in die Datenverwaltungstabelle zur Integration in die Datenbank aufgenommen.

• Messpunktabfrage und Zuordnung zu Zählern
  Benutzer können die Messpunkt-ID aus der Rechnung abrufen und mit einem vorhandenen Zähler im BuildingMinds-System abgleichen.

Supported units

Für jeden Typ und Untertyp von Versorgungsdienstleistungen unterstützen wir unterschiedliche Einheiten für die extrahierten Verbrauchsdaten.

Hier ist eine Übersicht über die unterstützten Einheiten:

Zugriff - Rechnungsausleser

1. Click on Data onboarding.
2. Select Invoice Extractor under AI data extraction.

You’ll see all invoices in one list. The status shows if any action is needed from you.
For each invoice, you can view the extracted data along with basic details like the file name and related asset.

Filters

You can filter the list in several ways:

• Portfolio or Building filters: Show invoices for specific buildings or parts of your portfolio.

• Smart filters: Filter invoices by status:

  • Pending: Uploaded but not yet approved or rejected. Some may need manual adjustments.

  • Approved: Uploaded and approved.

  • Rejected: Uploaded and rejected.

Der Rechnungsausleser kann auf zwei Arten verwendet werden: durch Hochladen einer einzelnen Rechnung oder durch Hochladen mehrerer Rechnungen.

Upload new invoice(s)

This feature lets you upload one or more invoices and automatically extract data from them.

To upload invoices:

1. Click the Data Onboarding icon in the left menu.

2. Select AI Data Extraction.

3. Click the Upload button above the list.

• If you’re at the Portfolio level, select a building.

• If you’re in Building Focus mode, no building selection is needed.

4. (Optional) Select a building.

5. Choose one or several files to upload.

• If a file is too large (over 25 MB) or has too many pages (over 200), you’ll see an error message and can remove that file.

What happens after upload?

1. After a few seconds, a notification appears, and the new invoice shows at the top of the list.

• The status will display Processing, and columns will be empty while data is being extracted.

• If you upload multiple files, each invoice will appear in its own row.

2. Once processing is complete:

• Pending approval: All required data was extracted successfully.

• Review required: Some data couldn’t be extracted; the number of errors is shown.

• Review required: If the file isn’t recognized as an invoice.

Edit invoice data

Use this feature to update the details of an invoice.

1. Hover over the invoice row you want to edit.

2. Click the Edit icon.

3. The Edit form will open.

• You can edit: Type, Subtype, Unit, Value, Invoice period (Start and End), Procured by, Accuracy

• You cannot edit: Normalized value, Normalized unit, File

4. After editing, choose one of these options:

• Save: Save your changes.

• Save and Reject: Save your changes and reject the invoice.

• Save and Approve: Save your changes and approve the invoice.

5. After you select an action:

• A success or error message will appear.

• The updated invoice details will show in the list.

Reject invoices

Use this feature to reject invoices when the data is incorrect or cannot be used for reports.

1. Select the invoice(s) you want to reject:

• For a single invoice, hover over the row and click the Reject icon.

• For multiple invoices, select all invoices you want to reject and click the Reject button above the list.

2. (Optional) Add a rejection note.

• For multiple invoices, the note will apply to all selected invoices.

3. Confirm the rejection.

4. A success message will appear.

Result of the rejection

• Rejected invoices will show the status “Rejected.”

• You can still view the details of a rejected invoice by clicking on its row.

• You can restore a rejected invoice.

Restore invoices

Use this feature to bring back rejected invoices so their data can be considered again for reports.

1. Select the invoice(s) you want to restore:

• For a single invoice, hover over the row and click the Restore icon.

• For multiple invoices, select all invoices you want to restore and click the Restore button above the list.

2. Confirm the restoration.

3. A success message will appear.

Result of restoring

• The restored invoice(s) will return to Pending invoices with the status they had before rejection.

• Restored invoices can be reviewed again and approved if complete.

Approve invoices

Use this feature to approve invoices and validate the consumption data so it can be used for reports.

1. Select the invoice(s) you want to approve:

• For a single invoice, hover over the row and click the Approve icon.

• For multiple invoices, select all invoices you want to approve and click the Approve button above the list.

2. Confirm the approval.

3. A success message will appear.

Result of the approval

• Approved invoices will have the status “Approved.”

• The consumption data from the invoice is now available in Data Management > Resource Data and used for reports.

Doppelte Rechnungen

• When approving an invoice, the system checks for the building if there is already an operational measurement for this utility and this time period.

• If one exists, the approval fails and the invoice gets the status “Duplicate.”

• You can reject or delete it, or edit the data and try approving again.

Massenaktionen

This feature lets you delete, approve, reject, or restore multiple invoices in a single action.

Rechnungen für mehrere Versorgungsunternehmen

This feature ensures that invoices containing data for more than one utility type are processed just like any other invoice.

1. Upload the invoice as you would do with any other invoice.

2. Once the invoice is processed, separate rows will be displayed for each utility type included in the invoice.

• Die meisten Informationen über diese Zeilen werden identisch sein.

• Die Verbrauchsdaten (Wert und Einheit) sowie der Versorgungsdiensttyp und Untertyp werden jedoch für jede Zeile unterschiedlich sein.

Beispiel:

Wenn Benutzer eine Rechnung hochladen, die Daten für Strom und Gas enthält, zeigt das System zwei Zeilen in der Liste der ausstehenden Rechnungen an: Eine Zeile für Strom und eine Zeile für Gas.

Dies stellt sicher, dass jeder Versorgungsdiensttyp getrennt verfolgt und verwaltet wird, um Klarheit und Genauigkeit zu gewährleisten.

Mehrere Rechnungen Dateien

Die Funktion für mehrere Rechnungsdateien ermöglicht es Benutzern, eine einzige Datei hochzuladen, die mehrere Rechnungen enthält. Das System extrahiert automatisch jede Rechnung und Versorgungstyp und erstellt separate Datensätze zur Verarbeitung.

• Laden Sie die Datei mit dem Standardverfahren für den Rechnungsupload hoch.

• After the processing, a row for each invoice and each utility type from the invoices is displayed.

Extraktion von Messpunkten und Zuordnung zu Zählern

Während der Datenauswertung kann die Messpunkt-ID aus der Rechnung abgerufen und mit einem bestehenden Zähler im System von BuildingMinds abgeglichen werden. Wenn kein Treffer gefunden wird, wird ein neuer Zähler erstellt, sodass alle Rechnungen und die zugehörigen Verbrauchsdaten mit Zählern verknüpft sind.

Definition der Messpunkt-ID

Eine Messpunkt-ID ist eine eindeutige Kennung, die in Versorgungsunternehmen verwendet wird, um den genauen Standort oder Punkt innerhalb eines Netzes zu spezifizieren, an dem der Energie- oder Ressourcenverbrauch gemessen wird. Sie ist entscheidend für eine genaue Abrechnung, den Anbieterwechsel und das Datenmanagement.

Die Messpunkt-ID ist nicht dieselbe wie die Zähler-ID. Beide können in Rechnungen erscheinen.

Extraction use cases

1. Gebäude vor dem Rechnungsupload bereitstellen

a. Messpunkt-ID extrahiert und mit einem bestehenden Zähler abgeglichen
Ergebnis: Keine Aktion notwendig.

Das Bearbeitungsformular zeigt an:

• Extrahierte Messpunkt-ID

• Zuordnende Zähler-ID

• Erwartete Datenfrequenz des Zählers

b. Messpunkt-ID extrahiert, aber kein Treffer gefunden
Optionale Aktion notwendig:

• Öffnen Sie das Bearbeitungsformular und geben Sie einen Zähler in Messpunktinformationen an

• Manuell eingeben:

  • Externe Zähler-ID

  • Erwartete Häufigkeit

• Nach Genehmigung wird ein neuer Zähler für das Gebäude mit den bereitgestellten Daten erstellt

c. Messpunkt-ID wurde nicht extrahiert
Optionale Aktion notwendig:

• Öffnen Sie das Bearbeitungsformular und geben Sie an:

  • Messpunkt-ID

  • Zähler

• Option 1: Wählen Sie einen Zähler aus der Dropdown-Liste (alle vorhandenen Zähler für das ausgewählte Gebäude und den Versorgungstyp)

• Option 2: Wechseln Sie zu Manuell und geben Sie ein:

  • Externe Zähler-ID

  • Erwartete Häufigkeit

• Nach Genehmigung wird ein neuer Zähler für das Gebäude mit den bereitgestellten Daten erstellt

2. Gebäude nicht bereitgestellt vor dem Rechnungsupload

Die gleichen Szenarien wie oben gelten, mit einem zusätzlichen Schritt:

• Wenn kein Gebäude über die Messpunkt-ID verknüpft ist, muss der Benutzer das Gebäude auch im Bearbeitungsformular vor der Genehmigung angeben.

Kritische Punkte

• Nach der Extraktion der Messpunkt-ID überprüft das System aktuelle Zähler mit dieser ID. Wenn gefunden, wird die Rechnung automatisch dem Zähler und dem zugehörigen Gebäude zugeordnet.

• Eine Rechnung muss immer mit einem Gebäude vor der Genehmigung verknüpft sein.

Videoanleitung - Rechnungsausleser

Hier ist eine Videoanleitung, die Sie durch den Prozess der Verwendung des Rechnungsauslesers führt.