Aufgabenverwaltung
Aufgabenverwaltung hilft Ihnen, einfache interne Aufgaben direkt über die Plattform zu erstellen und zuzuweisen. Sie soll keine vollständigen Aufgabenverwaltungstools ersetzen, sondern dabei helfen, Ihre Arbeit schneller zu erledigen, indem Sie fehlende Informationen anfordern, um Änderungen bitten oder eine Überprüfung anfordern. Sie können Aufgaben aus den Seiten im Abschnitt Datenverwaltung erstellen, entweder allgemein oder für eine bestimmte Entität.
Sobald eine Aufgabe zugewiesen ist, erhält die Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, sowohl eine Benachrichtigung in der App als auch eine E-Mail.
Jede Benachrichtigung enthält schnelle Aktionen, sodass sie die entsprechende Seite leicht öffnen und die Aufgabe abschließen können. Dadurch werden wichtige Anfragen, wie fehlende Dokumente, unvollständige Gebäudedetails oder Überprüfungsanfragen, nicht übersehen, während alles einfach und eng mit Ihrer täglichen Arbeit verbunden bleibt.
Berechtigungen
So funktioniert der Zugriff auf Aufgaben:
Aufgaben erstellen, bearbeiten oder löschen: Sie benötigen die Berechtigung Aufgabenverwaltung mit Hinzufügen-Zugriff oder höher.
Aufgaben empfangen und abschließen: Für alle Benutzer verfügbar.
Aufgaben zuweisen: Sie können Aufgaben nur internen Plattformbenutzern zuweisen. Externe Benutzer sind nicht eingeschlossen.
Eine Aufgabe erstellen
Sie können zwei Arten von Anfragen erstellen:
Hinzugefügt anfordern
Bearbeiten anfordern
Jede Option ist an einem anderen Ort in der Tabelle verfügbar.
1. Hinzufügen anfordern
Sie können eine Beschreibung hinzufügen durch Klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen über der Tabelle.
Wenn Sie Hinzufügen anfordern auswählen, öffnet sich ein neues Fenster, und Sie geben die erforderlichen Informationen ein:
Verknüpfte Gebäude: Verknüpfen Sie die Anfrage mit einem oder mehreren Gebäuden, auf die sie zutrifft.
Zuweiser: Wählen Sie die Person aus, die die Anfrage aus der Liste der Plattformbenutzer bearbeiten soll.
Beschreibung: Erklären Sie klar, was hinzugefügt werden muss.
2. Bearbeiten anfordern
Um eine Anfrage zum Bearbeiten zu erstellen, fahren Sie einfach mit der Maus über eine Zeile in der Tabelle.
Klicken Sie auf das weiße Aktionsfeld Bearbeiten anfordern, und ein Formular öffnet sich mit bereits ausgefüllten Informationen, da es sich auf die ausgewählte Zeile bezieht und nicht geändert werden kann.
Sie müssen nur:
einen Zuweiser auswählen
eine Beschreibung hinzufügen, die erklärt, was geändert werden soll
Benachrichtigungen und Aufgabenlieferung
Sobald Sie eine Aufgabe erstellen, wird sie automatisch an den Zuweiser gesendet als:
eine In-App-Benachrichtigung im Benachrichtigungszentrum
eine E-Mail-Benachrichtigung
Aufgabenbenachrichtigungen haben einen eigenen spezifischen Typ, der es leicht macht, sie zu erkennen und zu filtern.
Eine Aufgabe abschließen
Als Zuweiser können Sie:
zur Ursprungsseite navigieren
die Aufgabe als Abgeschlossen markieren
Sie können alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben im Benachrichtigungszentrum sehen.
Aufgaben folgen einem einfachen Ablauf und können nur von Offen auf Abgeschlossen wechseln.
Häufige Anwendungsfälle
Die Aufgabenverwaltung ist ideal für alltägliche Anfragen, wie zum Beispiel:
Fehlende Entität: "Dieses Gebäude ist nicht im System. Bitte fügen Sie es hinzu."
Unvollständige Daten: "Dieser Gebäudet fehlt Heizungsinformationen. Bitte fügen Sie die Einzelheiten hinzu."
Überprüfungsanfragen: "Ich habe diese Rechnung hochgeladen. Bitte überprüfen und genehmigen Sie sie."
Was ist nicht enthalten
Die Aufgabenverwaltung ist absichtlich leichtgewichtig. Folgendes ist nicht inbegriffen:
Aufgaben für externe Benutzer
Erweiterte Aufgabenfunktionen wie Fristen, Prioritäten, Dashboards oder komplexe Workflows
Integrationen mit externen Tools wie Slack oder Jira